기업 조사 상담, 담당 권한과 확인할 업무 범위를 정하는 방법

먼저 정리할 내용

이런 상황에서 상담합니다.

• 회사 내부 기록과 실제 설명이 맞지 않는 경우
• 업무 과정에서 추가로 확인할 사실이 생긴 경우
• 여러 담당자의 자료와 요청을 정리해야 하는 경우

진행 과정

상담 후에는 이렇게 진행합니다.

1. 01

   확인할 업무를 좁힙니다

   회사 문제 전체를 한꺼번에 맡기기보다 이번 상담에서 답이 필요한 항목과 해당 기간을 정리합니다.

2. 02

   자료와 담당 권한을 확인합니다

   자료 목록과 취득 경위, 회사에서 제공할 수 있는 범위를 설명하고 실제 연락·결정 담당자를 맞춥니다.

3. 03

   수행 범위와 조건을 협의합니다

   자료 검토와 현장 업무 중 필요한 범위를 구분하고 일정, 비용, 추가 요청의 승인 방법을 협의합니다.

4. 04

   정한 항목에 따라 업무를 진행합니다

   합의한 기간과 자료·업무 범위를 기준으로 확인을 진행합니다. 새로운 자료나 요청이 생기면 담당자와 필요 범위와 조건을 다시 맞춥니다.

5. 05

   확인 결과를 항목별로 설명합니다

   의뢰한 항목별로 확인된 내용과 아직 판단하기 어려운 부분을 구분해 전달합니다. 추가 업무가 필요하면 기존 결과 설명과 나누어 협의합니다.

업무별로 확인된 내용과 빈 부분을 나누세요

어떤 기록과 설명이 다른지, 어느 기간의 자료가 빠져 있는지부터 정리하면 상담이 구체적이 됩니다. 의심하는 사람이나 결론부터 정하기보다 확인이 필요한 항목을 기준으로 설명해 주세요.

여러 부서가 관련돼 있다면 같은 질문에 대한 자료를 한 묶음으로 정리해 보세요. 누가 작성했는지와 언제 전달받았는지를 남겨 두면 자료 사이의 차이를 살피는 데 도움이 됩니다.

• 확인하려는 업무와 해당 기간
• 기록끼리 일치하는 부분과 서로 다른 부분
• 이미 있는 자료와 추가 확인이 필요한 항목

담당자의 연락 권한과 자료 제공 권한을 함께 확인합니다

상담을 맡은 담당자, 의뢰를 결정할 담당자, 자료 반출을 확인할 담당자가 서로 다를 수 있습니다. 회사 내부 절차에 따라 누구와 어떤 사항을 협의해야 하는지 먼저 알려 주세요.

견적을 받기 위해 회사 문서를 통째로 전달할 필요는 없습니다. 자료의 종류와 필요한 기간부터 설명하고, 업무와 관계없는 개인정보나 내부 정보가 섞여 있는지 확인한 뒤 전달 범위를 정하면 됩니다.

• 상담 요청을 모아 전달할 창구
• 자료 제공과 추가 업무를 확인할 담당자
• 결과를 열람하거나 설명받을 대상

결과의 사용 목적에 맞춰 업무의 끝을 정합니다

내부 판단을 위한 정리인지, 거래 상대와 협의할 자료가 필요한지에 따라 기대하는 설명이 달라집니다. 필요한 문서 형식과 전달 시점을 상담 때 함께 말씀해 주세요.

기존 자료 설명을 보완하는 요청과 새로운 사실을 확인하는 요청도 구분해야 합니다. 업무가 추가되면 범위와 일정, 비용 조건을 다시 협의할 항목으로 정리해 두세요.

• 이번 업무에 포함할 확인 항목과 제외 항목
• 결과물에 필요한 내용과 사용 목적
• 추가 요청이 생겼을 때의 승인·비용 협의 방법